内部統制システムの整備に関する基本方針

INTERNAL CONTROL内部統制システムの整備に関する基本方針

内部統制システムの整備に関する基本方針

1.取締役・使用人の職務執行が法令・定款に適合することを確保するための体制

(1) 当社及びその子会社(以下「当社グループ」という。)の取締役は、経営理念、基本的使命および行動規範を率先垂範し、当社グループそれぞれの従業員に周知徹底、教育啓発を継続し、法令遵守を最優先とする企業風土を醸成する。
(2) コンプライアンスに関する社内規程等に従い、当社グループの担当責任部門は社内の意思決定プロセスおよび業務執行において、当社グループ全体を横断する調査、監督指導を行う。
(3) 当社グループの取締役の職務執行状況は、監査に関する規程および監査計画に基づき当社グループの監査役の監査を受け、監査役は取締役に対し、必要に応じて改善を助言または勧告する。
(4) 当社グループの取締役が他の取締役の法令・定款違反行為を発見した場合には、直ちに当社グループの 監査役および取締役会に報告する。
(5) 当社グループは、被監査部門から独立した内部監査チームを設置し、年度監査計画に基づいて専任担当者が監査 を実施し、被監査部門に対する問題点の指摘、業務改善の提案、その実現の支援を行うと同時に、内部監査の内容は社長以下関係役員および監査役にも報告され、経営力の強化を図る。
(6) 必要に応じて法律・会計等の外部の専門家を起用し、法令・定款違反行為を未然に防止する。
(7) 当社グループ の事業活動または取締役および従業員の法令遵守上疑義のある行為等について、従業員が直接通報を行うことのできる手段を設け、コンプライアンスに関する相談や不正行為等の通報を受け付けるとともに、通報者の人事上の保 護を徹底した内部通報に関する制 度 を運用する。

2.取締役の職務の執行に係る情報の保存および管理に関する体制

(1) 当社グループの取締役の職務の執行に係る情報および文書の取扱いは、法令および社内規程等に定めるところにより、適切かつ検索性の高い状態で記録・保存・管理され、必要に応じて運用状況の検証、各規定等の見直し等を行う。
(2) 当社グループの取締役・監査役は、必要に応じて文書等を閲覧できる。

3.損失の危険の管理に関する規定その他の体制

(1) リスク管理に関する規程(リスクマネジメント基本規程)を制定または改定し、当社グループの事業活動において想定される各種リスクを検討する組織および責任者を定め、適切に評価・管理する体制を構築する。なお新たに生じたリスクについては、対応責任者を定め、速やかに対応するものとする。
(2) 不測事態が発生した場合には、社長指揮下の対策本部を設置し、迅速な対応を行い、損害の拡大を防止する体制を整えるものとする。

4.取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1) 当社グループの取締役の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制の基礎として、当社グループにおいてそれぞれ取締役会を月1回定時に開催するほか、適宜臨時に開催するものとする。また、経営に関する重要事項については、事前に社長と、定められたミーティングで議論を行い、その審議を経て、取締役会で執行決定を行うものとする。
(2) 当社グループの取締役会の決定に基づく業務執行については、組織規程、業務分掌規程、職務権限規程において、それぞれの責任者およびその責任、執行手続きの詳細について定めるものとする。
(3) 経営理念の実現に向け、内外の環境を考慮し策定する中期業務計画に基づき、年度計画および業務目標を明確にし、各業務が執行されている。

5.監査役が補助すべき使用人をおくことを求めた場合における当該使用人に関する体制ならびにその使用人の取締役からの独立性に関する事項

(1) 当社グループの内部監査チームが監査役の求めに応じて監査役の職務を補助する。
(2) 当社グループの監査役が補助者の採用を希望する場合は、取締役と監査役が協議し、決定する。
(3) 当社グループの監査役より監査役を補助することの要請を受けた内部監査チームの従業員は、その要請に関して、当社グループの取締役および上長等の指揮・命令を受けないものとする。
(4) 当該従業員の人事異動、人事評価および懲戒処分は、監査役の同意を得なければならないものとする。

6.取締役および使用人が監査役に報告するため体制その他の監査役への報告に関する体制

(1) 常勤監査役は、取締役会のほか、重要な意思決定プロセスおよび業務の執行の状況を把握するため、重要な会議に出席するとともに、主要な決裁を求める書面その他業務執行に関する重要な文書を閲覧し、必要に応じて取締役および従業員にその説明を求める。
(2) 当社グループの取締役および従業員は、監査役の求めに応じて速やかに業務執行状況を報告する。
(3) 当社グループの 取締役は、会社に著しい損害を及ぼすおそれのある事実を発見したときは直ちに監査役に報告する。内部通報制度により通報された重要な件についても同様とする。
(4) 監査役は、取締役会に出席し、適宜意見を述べる。
(5) 内部監査チームが実施した監査結果について監査役に報告する。

7.その他監査役の監査が実行的に行われることを確保するための体制

(1) 当社グループにおいてそれぞれ取締役会を月1監査役、監査法人および内部監査チームは意見交換の場を持ち、相互の連携を図っている。
(2) 代表取締役と監査役は、相互の意思疎通を図るために定期的な会合を持っている。
(3) 監査役は、取締役、部門長、従業員から必要に応じてヒアリングを実施する。

8.反社会的勢力との関係遮断

常に社会的良識を備えた行動に努めるとともに、市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会勢力とは一切関係を遮断し、当社グループ一体の毅然とした対応を徹底します。

制定 2022年 3月 29日

Earth Technology Group株式会社

代表取締役 能代 達也